Deine Anfragen organisieren wir in
Zammad,
einen Dienst der Zammad GmbH, Marienstraße 11, 10117 Berlin. Zammad
speichert die für uns verarbeiteten Daten in Deutschland. Bei deiner
Kontaktanfrage werden alle Nachrichten, die bei der Kommunikation mit uns
anfallen, über Zammad abgewickelt. Es ist unsere Pflicht, dich darüber zu
informieren, dass diese Daten erfasst und verarbeitet werden und welche
Rechte du diesbezüglich hast. Wir haben mit der „Zammad GmbH“ ein
Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß der DSGVO geschlossen.
Anfragen über E-Mail werden zusätzlich in einem E-Mail-Postfach beim
Anbieter Netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe gespeichert. Auch
mit Netcup haben wir einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag
gemäß der DSGVO geschlossen.
Zweck
Zammad erleichtert uns eine strukturierte Abarbeitung und Organisation
aller Anfragen rund um Nische. Ohne Zammad wäre eine effizente und
korrekte Abwicklung aller Anfragen nur schwer organisierbar. Die Daten
werden ausschließlich für diesen Zweck verwendet. Insbesondere eine
Auswertung der Daten in Hinblick auf Marketing bzw. Tracking findet nicht
statt.
Die Speicherung der E-Mails im Netcup-Postfach geschieht zur Sicherung der
Korrespondenz, falls Zammad ausfallen sollte.
Art der erhobenen Daten
Alle Daten, die im Rahmen der E-Mail-Konversation anfallen, werden auf
Zammad gespeichert. Darüber hinaus behalten wir uns vor, Daten, die wir
auf anderem Weg erhoben haben
und zur Abwicklung deiner Anfrage
bezüglich der Nische nötig sind, ebenfalls in Zammad zu hinterlegen.
Beispielsweise betrifft dies telefonisch mitgeteilte Reservierungsdaten.
Im Netcup-Postfach werden alle eingehenden E-Mails gespeichert.
Zugriff
Zu den Daten in Zammad haben Sonja und Fabian Feitsch Zugriff. Nur, wenn
eine Störung bei Zammad vorliegt, können unter Umständen Mitarbeiter von
Zammad zur Beseitigung der Störung kurzzeitig Einsicht in die Daten
bekommen. Du kannst jederzeit über
Meine Nische Zammad
deine eigenen Daten einsehen.
Gleiches gilt für das Netcup-Postfach, mit dem Unterschied, dass wir hier
keine automatisierte Einsicht ermöglichen können. Jedoch entsprechen
Nachrichten mit dir als Absender in Zammad genau den Nachrichten, die wir
von dir in Netcup gespeichert haben.
Löschung
Wir organisieren Anfragen in Tickets. Ein Ticket entspricht beispielsweise
einer Reservierungsanfrage für ein bestimmtes Datum. Im Rahmen des Tickets
werden wir mehrere Nachrichten austauschen (z.B. andere Vorschläge, die
Rechnung, etc). Sobald dieses Ticket geschlossen ist (zum Beispiel,
nachdem die Rechnung bezahlt ist, oder auch, wenn du den Raum doch nicht
mietest), heben wir das Ticket standardmäßig zehn Jahre auf, um eventuelle
Rückfragen zu Rechnungen (auch von den Steuerbehörden) beantworten zu
können. Nach Ablauf dieser Frist wird das Ticket gelöscht. Du kannst
jederzeit eine vorzeitige Löschung deiner Daten aus Zammad verlangen,
schicke uns hierzu einfach eine E-Mail (Rechnungen heben wir in jedem Fall
zehn Jahre auf, siehe nächster Absatz).
Die Mails im Netcup-Postfach werden automatisiert nach einem Jahr
gelöscht.
